晚上仍在處理發票的那些日子
東主經營的公司，第一位辦公室行政人員通常來得偏遲。等到公司有八至十五人，東主往往已經自己做發票、強積金文件、供應商付款、辦公室文具、放假紀錄，以及共用收件箱——而且經常是其他同事下班之後才做。這些工作單獨來看都不難，加在一起卻是一份從來沒有被命名的第二份工。
這次聘請不是奢侈，也不是給接待員換一個職銜。它是東主的晚上不再充當公司後勤的時刻。要真正有效，工作必須真的移走，同時有幾件事必須留在原位。
先做兩星期測試，再按清單寫崗位
判斷是否時候的方法很簡單：連續兩星期，記下自己做的每一項行政工作，以及花了多少分鐘。包括那些覺得太瑣碎、不值得計算的——訂紙、追供應商補發票副本、晚上十時回共用收件箱。如果合計超過每週一天，就應該請人。東主往往低估這類工作，因為每一件都短，而且是趁空隙做的。
按這份清單寫崗位，不要按範本職位說明來寫。清單告訴你公司真正需要甚麼；下載回來的說明，告訴你的是另一間公司曾經需要甚麼。要老實承認，這是一個通才崗位。二十人貿易公司的第一位行政人員，會訂速遞、記放假、預備付款批次，也會接聽總機。假裝這是專才職位，只會讓請錯的人失望，也會讓東主繼續做那些「其實不算行政」的部分。
第一個月按次序交出
按風險由低至高交出去。頭幾個星期，是用來證明這個人能夠獨立做一項恆常工作，而不需要你事後重寫。
先交安靜的內部工作：辦公室文具、歸檔、編排時間、放假紀錄、追別人忘了交的文件。這些工作有清楚的「完成」狀態，做錯了也可以補救。
然後交面向客人的常規：共用收件箱和總機電話，並為每週都會出現的問題準備一套快速回覆——營業時間、怎樣交採購單、貨送到哪裏。行政人員按這套回覆作答，凡是涉及價錢、承諾或判斷的，交給負責那位客戶的人。
再然後是付款預備，不是付款批核。行政人員預備供應商付款批次和員工報銷，核對文件是否齊全，再把整疊放在東主面前批核。預備是一份工作，授權把錢匯出戶口是另一份。這條界線從第一星期就要看得見，包括對剛請回來的這個人。
東主暫時留下的，以及靠近錢的護欄
現階段，每一筆付款仍由東主批核，任何約束公司的文件仍由東主簽署，聘請和薪酬決定仍由東主作，與銀行及會計師的關係也仍由東主持有。這些不是碰巧由東主在做的行政工作，而是東主的工作。第一個月因為新人看來能幹就交出去，是小公司製造管控缺口的方法，而這個缺口往往要等到事情已經發生才會被看見。
工作一旦靠近錢，就要在發出登入之前先把護欄裝好。
在銀行及會計系統為行政人員另設獨立登入，權限只限查看或預備。不要「先用一個月」共用東主的帳戶。共用登入無法乾淨地撤銷，也會令誰做了甚麼變得看不見。
每月對帳，東主仍要親自看。行政人員可以預備，東主仍要讀，正如東主仍要簽署。
公司印章放在上鎖的抽屜，並備一份簡單的使用紀錄，寫明日期、文件和誰要求蓋章。行政人員處理銀行表格或收貨單時可能用得着，但不應可以不留紀錄就自行拿走。印章在其他場合怎樣用，是另一個問題。這裏要守的範圍較窄：請了第一位行政人員，並不是把印章留在桌上的理由。
頭兩個星期
第一天，給他們一份書面清單，列出這個崗位現在負責的二十項恆常工作，寫明每項的頻率，以及資料在哪裏——哪個資料夾、哪個收件箱、哪份試算表。二十項足以覆蓋一個通才的一星期，又少得足以讓清單保持誠實。如果數不出二十項，兩星期測試其實還沒做完。
頭兩星期內，把他們介紹給會計師、銀行客戶經理，以及已經認得東主名字的兩三個主要供應商。聯絡人名單上的一個名字，並不是介紹。一封短電郵或 WhatsApp，講明現在由誰預備文件、批核仍由東主負責，才能讓對方跟新人合作，而不再打電話找你。
頭兩星期每天一次十分鐘核對，之後改為每週一次。每天這十分鐘，用來處理否則會拖到出事才問的問題，也讓東主察覺哪些工作其實仍留在自己桌上。
請與工作相稱的人，然後真的停手
常見的錯配，出在資歷與判斷。請了一位較初級的同事，把收件箱、付款文件和放假紀錄都交出去，然後不聲不響地期望他們自己判斷該追哪一間供應商、哪一位客人可以等。又或者請了一位較資深的人，卻只把歸檔和文具交給他們，因為東主還未準備放下真正佔用晚上的那些工作。前者把人耗盡，後者浪費薪水，東主的時間表卻毫無改變。
這次聘請只有在東主真的停手之後，才買得回時間。第一個月結束時，寫下那些你不再獲准做的工作——不是願望，而是一條你不再容許自己打破的規則。如果這份清單是空的，無論合約怎樣寫，這次聘請其實還沒發生。