適用於哪些公司
如果你的公司是由公司註冊處發牌的信託或公司服務提供者，或者你從事會計師、地產代理、律師，又或者屬於《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》所涵蓋的其他行業，不論公司規模有多小，你都負有客戶盡職審查的責任。這方面沒有豁免細公司的做法，只是工作安排方式會因公司大小而不同。
不少這些行業的東主都知道要「查一查」新客戶，但實際做法往往流於隨意——當日負責接待客戶的人，隨手用搜尋器查一次，僅此而已。這並不等於姓名篩查，若監管機構要求查閱紀錄，這樣的做法未必站得住腳。
姓名篩查究竟是甚麼
姓名篩查是指將個人或公司的名稱，對照特定名單，找出以下風險：
- 制裁名單——被相關當局列為受金融制裁的名稱，與該人或機構往來本身或已屬違法。
- 政治敏感人物（PEP）——現時或曾經擔任重要公職的人士，以及其緊密親屬和聯繫人，因其身份而帶有較高的固有風險。
- 負面報道——雖然沒有列在正式名單上，但有可信報道將某個名稱與金融罪行、詐騙或其他嚴重不當行為連繫起來，在風險評估上仍然有參考價值。
名稱在任何一項出現相符，並不代表要即時拒絕該客戶，而是需要進一步了解相符的原因，然後對是否繼續合作及在甚麼條件下繼續，作出並記錄一個決定。
五人專業行也能執行的常規
不需要專門的軟件，也可以有一套經得起查核的做法，關鍵是把它寫下來，並每次都遵守。
接受客戶前先篩查。 這一步應在簽署委聘信之前完成，而不是之後。等關係已經開始才做篩查，大大削弱了篩查原本的作用。
按既定週期再次篩查。 客戶的身份可能在接受委聘後改變——某人可能之後成為政治敏感人物，公司亦可能之後才被列入制裁名單。按公司的風險程度定一個覆核週期，一般低風險客戶每年一次，高風險客戶較頻密，並要持之以恆地執行。
每次都要留紀錄，即使沒有相符結果也一樣。「於某日已篩查，沒有相符」與真正找到相符一樣重要，因為這能證明你確實有做這項檢查，而不是省略了。
預先訂明由誰簽署確認相符個案。 在五人專業行裏，通常由負責人或指定的合規主任負責。把「這個崗位的職責」寫下來，而不是寫個人的名字，明確這人負責在公司繼續合作前，覆核任何相符個案。
按監管機構訂明的保存期限保留紀錄。 保存期限會因行業及文件種類而不同，應查閱你所屬監管機構目前的指引，而不要假設一個數字——包括不要單憑本文所提及的內容作準。
誤中個案及如何記錄
大部分相符結果其實都是誤中——只是名字常見，恰巧與名單上某個名稱相似，與你的實際客戶並無其他關連。常見的錯誤，是把誤中個案當作「沒事發生」，看過就算，沒有留下紀錄。
每次出現相符，都應記錄：觸發相符的名稱及所屬名單、用作分辨客戶與名單人物的補充資料（出生日期、國籍、身份證明文件號碼、地址）、作出決定的人，以及日期。這份紀錄正正是日後——甚至相隔數月或數年——向監管機構證明相符個案已經妥善處理，而不是被忽略的憑證。
值得認識的工具
篩查這一步本身，做法可以由人手查核相關公開名單，到用於大型機構的付費篩查資料庫，也可以選用專為小型公司設計的較輕巧工具。一個為香港小型公司而設的免費姓名篩查工具 是其中一個值得留意的選擇，適合想要比人手查核快、又不想負擔企業級資料庫費用的公司。不論用哪種方法，你所保存的紀錄，比做出這個結果的工具本身更重要。
本文僅供一般參考，並非法律意見。