大部分標準作業程序為何行不通
大部分香港小企業都總有一份標準作業程序文件放在某處，通常是一份寫成後就再沒人打開過的多頁文件。原因通常離不開三個。
篇幅太長。一份十頁的程序，要求正忙着的員工在當值途中停下來，像讀說明書一樣逐頁細讀，但他們真正需要的，只是「現在該怎麼做」這個答案。
由不適合的人執筆。東主或主管往往按自己想像中的工作流程去寫，而不是按實際做這件事的人，如何應付那些棘手情況——不符合慣常模式的客人、遲到的供應商、只有做錯過一次才會明白的那一步。
從未經過測試。一份對撰寫者來說清楚易明的文件，對第一次接觸這項工作的人來說，可能完全摸不着頭腦，而唯一能發現這一點的方法，就是親眼看着有人嘗試跟着做。
一頁式結構
一份真正會被使用的程序，應該能寫在一頁紙內，並包含六個部分。
- 目的，一句講清。這份程序達成甚麼、為何重要——足以讓人不用再讀下去也明白重點。
- 由誰負責。寫崗位，不寫個人姓名，程序才不會因員工變動而失效。
- 觸發點。啟動這個程序的具體事件——新查詢進來、送貨到期、當值結束。含糊的觸發點（例如「有需要時」）只會令執行時間變得不一致。
- 編號步驟。按實際發生次序，寫出簡短具體的動作。五至九步是合理的範圍；若超出這個數目，這項工作可能需要拆成兩份程序。
- 「完成」是甚麼樣子。清晰、可核對的完結狀態，讓做這件事的人知道何時可以停手，下一位接手的人也能放心信賴已經做完。
- 例外情況及該問誰。列出兩三個常見到值得專門提及的情況，以及情況不符合上述步驟時，應該找誰處理。
這個結構本身就能防止內容膨脹。如果一個新的細節，明顯不屬於這六個部分中任何一項，它通常應該另立一份程序，而不是硬塞進這一份裏。
與實際做這件事的人一起寫
寫出準確的一頁式標準作業程序，最可靠的方法，是與實際做這件事的人坐下來，用他們自己的話，記下他們真正的做法，而不是你以為的做法。請他們像正在做這件事一樣，逐步講一次，並記下真正的步驟次序，包括那些感覺太理所當然而懶得提的步驟——這些往往正是新人最容易漏掉的地方。
這樣做除了準確之外，還有另一個作用：與員工一起寫成的程序，比直接交給他們的程序，更容易被遵守。人們會更信任、也更願意使用一份自己在其中認得出自己工作的文件。
讓新人試跟一次來測試
在信任一份程序之前，先把它交給從未做過這件工作的人——新入職員工，或另一個部門的同事—— 在沒有協助的情況下讓他們嘗試跟着做。他們每一次猶豫、發問，或做出跟你原意不同的事情，都是文件本身的漏洞，不是他們的錯。
這一步是大部分東主最容易略過的，因為只需二十分鐘，感覺像是多餘的形式。但這卻是找出程序中「只有在自己腦裏才講得通」的部分，最有效的單一方法。
訂立覆核日期，並想清楚放在哪裏
為每份標準作業程序訂立覆核日期——對大部分程序而言，六個月或十二個月後都是合理的——這樣它才會被有意地重新檢視，而不是在大家仍照舊做法的情況下，悄悄地過時。
把文件放在做這件事的人真正需要時能找到的地方：貼在相關工作站附近，放在以該項工作命名的共用資料夾內，而不是埋在一個籠統的「政策」資料夾裏，或者放在團隊本來已經習慣查看的地方。一份寫得完美卻在需要時找不到的程序，效果跟完全沒有程序一樣。